A maioria dos odontólogos enfrenta um grande desafio ao abrir sua própria clínica: a falta de conhecimento em gestão. Na faculdade, o foco é majoritariamente técnico, deixando de lado aspectos fundamentais de administração. Esse artigo aborda as dificuldades enfrentadas por dentistas gestores e oferece soluções práticas para superar essa lacuna.
Durante a leitura deste artigo, você vai descobrir:
- A importância da gestão para o sucesso de uma clínica odontológica
- As principais lacunas de aprendizado em gestão para odontólogos
- Estratégias para adquirir habilidades gerenciais essenciais
- Benefícios de uma boa gestão na prática odontológica
Siga com a leitura e descubra como implementar uma gestão eficaz na sua clínica odontológica.
A importância da gestão para o sucesso de uma clínica odontológica
A gestão eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento, e uma clínica odontológica não é exceção. Além das habilidades técnicas, um dentista que se torna gestor precisa dominar áreas como finanças, recursos humanos, marketing e atendimento ao cliente e isso, não nos é ensinado na faculdade.
Por que a gestão é fundamental?
- Sustentabilidade Financeira: Controlar despesas, precificar serviços corretamente e manter um fluxo de caixa saudável são vitais.
- Satisfação do Paciente: Uma gestão eficaz melhora a experiência do paciente, aumentando a satisfação e a fidelização.
- Crescimento e Expansão: Com uma boa gestão, é possível planejar o crescimento, investir em novas tecnologias e expandir a clínica.
Principais lacunas de aprendizado em gestão para odontólogos
Na faculdade de odontologia, o currículo é intensivo em disciplinas técnicas, mas falho em preparar os estudantes para os desafios gerenciais. Enquanto os alunos saem bem capacitados em procedimentos clínicos e técnicas odontológicas, muitas vezes, eles se vêem despreparados para administrar suas próprias clínicas.
Esta lacuna no aprendizado em relação à gestão, gera uma série de dificuldades práticas no dia a dia dos odontólogos, que acabam tendo que lidar com tantos de desafios de diferentes áreas, e sem orientação, podem tomar decisões equivocadas e prejudiciais ao negócio.
A falta de conhecimento em gestão financeira pode resultar em problemas com fluxo de caixa, orçamentos desorganizados e precificação inadequada dos serviços. Além disso, a ausência de habilidades em recursos humanos pode tornar a contratação, treinamento e retenção de funcionários um grande desafio.
Sem estratégias eficazes de marketing e vendas, muitos dentistas lutam para atrair e manter pacientes, prejudicando o crescimento de suas clínicas. Outro ponto de especial atenção é quanto à otimização dos processos internos e a implementação de sistemas de gestão que são essenciais para a eficiência operacional, áreas onde muitos odontólogos também enfrentam dificuldades.
Importante detalhar e conhecer as principais áreas de deficiência para dar maior atenção, pois a falta de planejamento é um dos grandes vilões à manutenção das empresas no Brasil, conforme registra o SEBRAE. As principais áreas de atenção são:
1. Finanças e Contabilidade
A maioria dos odontólogos sai da faculdade sem saber como:
- Gerenciar fluxo de caixa: Entender como o dinheiro entra e sai da clínica ajuda a evitar problemas financeiros e garante que todas as despesas sejam pagas em dia. Hoje em dia há vários softwares, inclusive gratuitos, que podem auxiliar nesse gerenciamento.
- Planejar orçamentos: Planejar orçamentos é essencial para prever despesas futuras e garantir que a clínica opere dentro de suas possibilidades financeiras. Sem um orçamento bem estruturado, é fácil perder o controle das finanças e acabar em uma situação financeira precária.
- Precificar serviços de forma competitiva e sustentável: Precificar serviços corretamente é um desafio comum. Muitos odontólogos não sabem como calcular os custos de seus serviços e, como resultado, podem acabar cobrando preços que não cobrem suas despesas operacionais.
Uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), revelou que quase 60% das empresas vão à falência nos primeiros cinco anos. Esse dado reforça o quanto é importante ter um planejamento financeiro e orçamento estruturado para manter a saúde financeira da empresa.
2. Recursos Humanos
Gerir uma equipe pode ser desafiador. Os odontólogos precisam saber:
- Como contratar e treinar colaboradores: Não há quem tente negar que é um grande desafio. Uma contratação equivocada pode custar muito caro para sua clínica. Afinal, a contratação de colaboradores qualificados e o treinamento adequado são imprescindíveis para o funcionamento eficaz de uma clínica. Selecionar candidatos que se alinhem com a cultura da clínica e oferecer treinamentos contínuos garante um atendimento de alta qualidade.
- Motivar e reter talentos: A motivação e a retenção de colaboradores são fatores relevantes para evitar a alta rotatividade, que pode ser custosa e prejudicial à consistência do atendimento. Mesmo pequeno, é possível ter a preocupação e busca por formas de reconhecimento, oportunidades de desenvolvimento e um ambiente de trabalho positivo para manter a equipe motivada.
- Lidar com conflitos e promover um bom ambiente de trabalho: Conflitos são inevitáveis em qualquer ambiente de trabalho, e saber como gerenciá-los é uma habilidade essencial. Promover uma comunicação aberta e um ambiente de trabalho colaborativo pode minimizar os conflitos e melhorar a satisfação no trabalho.
Lidar com pessoas é uma das habilidades que mais temos que desenvolver, estamos cercados por elas, e desenvolver ferramentas e recursos, como as soft skills, deixarão a gestão mais possível e leve, dentro do possível.
3. Marketing e Vendas
Atrair e reter pacientes é essencial. Os dentistas devem entender:
- Estratégias de marketing digital e tradicional: Investir em marketing digital, como redes sociais e até mesmo sites, é vital para atrair novos pacientes. Clínicas com uma presença online robusta tendem a atrair mais pacientes do que aquelas que não investem em marketing.
- Técnicas de venda e atendimento ao cliente: Você provavelmente não imaginou que teria que estudar técnicas e desenvolver habilidades de venda para convencer os pacientes a seguir os planos de tratamento recomendados, não é mesmo? No dia a dia, saber conduzir uma negociação, além de um bom atendimento ao cliente é fundamental para a fidelização dos pacientes.
- Importância do branding e da presença online: Criar uma identidade forte e reconhecível para a clínica transmite confiança e profissionalismo. Cuide da imagem da sua clínica, a vitrine virtual bem desenvolvida aumenta a visibilidade da clínica.
4. Processos e Operações
Para uma clínica funcionar eficientemente, é preciso:
- Otimizar processos internos: A eficiência operacional é alcançada através da otimização dos processos internos. Já pensou em quais tarefas administrativas podem ser automatizadas com ganho de tempo e energia? Para isso é preciso definir protocolos claros para o atendimento ao paciente e buscar a implementação.
- Implementar sistemas de gestão de pacientes: Utilizar sistemas de gestão de pacientes (PMS) melhora significativamente a organização da clínica. Esses sistemas ajudam a agendar consultas, manter histórico e registros médicos eletrônicos e gerenciar faturamento.
- Garantir a qualidade dos serviços prestados: A qualidade dos serviços deve ser uma prioridade constante. Investir em treinamento contínuo da equipe e em tecnologia de ponta, além de implementar processos de controle de qualidade, são necessários para manter a satisfação dos pacientes.
Estratégias para adquirir habilidades gerenciais essenciais
Mesmo sem a formação inicial em gestão, os odontólogos podem adquirir essas habilidades através de diversas estratégias:
1. Cursos de Gestão e Administração
A necessidade de cursos de gestão e administração é uma realidade urgente para muitos profissionais, incluindo os odontólogos. Segundo a Agência Senado, o “Despreparo financeiro da população é preocupante” . Este cenário reflete diretamente na prática odontológica, onde muitos dentistas enfrentam dificuldades ao gerenciar suas finanças pessoais e as da clínica, comprometendo a sustentabilidade do negócio.
Sem uma formação adequada em administração, é comum que haja uma confusão entre as finanças pessoais e as finanças do negócio. Essa falta de clareza pode resultar em problemas significativos, como falta de capital de giro, dificuldade em pagar contas e investimentos inadequados.
Portanto, investir em cursos específicos de gestão pode trazer grandes benefícios. Existem muitas opções online e presenciais que abordam finanças, marketing, recursos humanos e muito mais.
2. Consultoria e Mentoria
Diferentemente dos cursos de gestão e administração, que fornecem uma base teórica sólida, a consultoria e a mentoria oferecem orientação prática e personalizada para os desafios específicos enfrentados na clínica odontológica.
Portanto, a busca por consultoria e mentoria pode ser uma das decisões mais estratégicas que um odontólogo gestor pode tomar. É o que destaca um estudo mencionado pela Forbes que diz que 75% dos executivos afirmam que a mentoria tem sido fundamental para o desenvolvimento da sua carreira,e que não importa onde você esteja em sua carreira, você não precisa seguir sozinho.
Contratar um consultor ou buscar um mentor pode fornecer orientações valiosas e personalizadas para sua clínica. Essas figuras experientes podem ajudar a identificar problemas e implementar soluções eficazes, com economia de tempo, acelerando seus resultados.
3. Leitura e Educação Contínua
Ler livros e artigos sobre gestão, como “Comece pelo Porquê” de Simon Sinek, pode fornecer insights profundos sobre liderança e gestão de negócios. Ele introduziu, em 2009, seu conceito de Golden Circle, destacando que, para inspirar ações, é fundamental entender as camadas centrais da existência de uma empresa.
A proposta de Sinek é que se reflita sobre três questões principais: “Por quê?”, “Como?” e “O quê?”. A primeira pergunta é “Por que seu negócio existe?” (ou seja, qual a sua razão de ser além do lucro?). Embora possa parecer inusitado, o primeiro passo para uma gestão financeira eficaz não está diretamente relacionado às finanças. É de grande relevância para o sucesso do projeto, realizar uma reflexão profunda sobre como você deseja encantar seus clientes com seu trabalho e qual planejamento estratégico adotará para atingir seus objetivos.O objetivo fim não é apenas gerar mais renda, essa deve ser a consequência.
A segunda pergunta aborda “Como você oferece seus produtos ou serviços?”. E a terceira pergunta é “O que você oferece em termos de produtos, serviços ou soluções?”. Sem essa etapa preliminar de compreensão do propósito do negócio e planejamento estratégico, torna-se difícil fazer previsões financeiras precisas.
Perguntas como “Quais cursos preciso fazer para me aperfeiçoar?”, “Quais valores posso gastar para isso?”, e “Quanto devo investir em cada parte do negócio?” são comuns, mas dependem de uma estratégia bem definida para serem respondidas de forma clara.
4. Networking e Participação em Comunidades
Apesar do networking ser uma habilidade e um hábito inestimável que facilita e agiliza a qualquer carreira em cada etapa do processo, nem sempre é uma prioridade no dia-a-dia agitado de um dentista praticante.
É importante que os dentistas percebam o quão impactante o networking em odontologia pode ser em termos de trazer oportunidades e imenso valor para os dentistas e suas clínicas odontológicas.
Dentre os benefícios, os dentistas podem aprender uns com os outros, dar e receber apoio e formar amizades profissional e pessoalmente, é uma troca de experiências e acesso a recursos de desenvolvimento profissional.
Benefícios de uma boa gestão na prática odontológica
A implementação de uma gestão eficiente em uma clínica odontológica traz uma série de benefícios tangíveis e intangíveis que vão além da simples organização financeira. Uma gestão bem-estruturada não só melhora a saúde financeira da clínica, mas também eleva a qualidade do atendimento ao paciente, aumenta a satisfação da equipe e promove um crescimento sustentável do negócio.
1. Melhora na Eficiência Operacional
A eficiência operacional é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer clínica odontológica. Sem uma gestão eficaz dos processos internos, os serviços podem se tornar desorganizados, demorados e insatisfatórios tanto para a equipe quanto para os pacientes. Uma operação eficiente não só aumenta a produtividade e a qualidade do atendimento, mas também reduz custos e melhora a satisfação geral dos pacientes e colaboradores.
2. Aumento da satisfação dos pacientes
A qualidade do atendimento ao paciente é diretamente impactada pela eficiência operacional da clínica. Quando os processos internos são bem gerenciados, os dentistas podem dedicar mais tempo e atenção ao atendimento dos pacientes, além de terem: redução de erros e retrabalhos, melhor gerenciamento de tempo, e aumento da satisfação do paciente: Um atendimento mais rápido e eficiente aumenta a satisfação e a fidelização dos pacientes.
3. Crescimento Sustentável do Negócio
A implementação de estratégias de marketing eficazes e a otimização dos processos internos não só ajudam a atrair novos pacientes, mas também garantem o crescimento sustentável da clínica. Não é necessário estudos para indicarem, apesar de existirem e validarem, que empresas com uma forte presença online e estratégias de marketing bem definidas tendem a crescer mais rapidamente e de forma mais sustentável, por conta da maior visibilidade e autoridade, expansão de serviços e consequente aumento da base de pacientes.
Conclusão
Superar a lacuna de aprendizado em gestão é essencial para qualquer odontólogo que deseja ter sucesso ao abrir sua própria clínica. Investir em educação contínua, buscar mentoria e aplicar estratégias de gestão eficazes são passos fundamentais para alcançar esse objetivo.
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